Cum administram training-urile ?

Marea majoritate a companiilor utilizeaza in prezent, aplicatii de calcul tabelar pentru a-si tine evidentele in ceea ce priveste bugetele, activitatea de resurse umane, productie, contabilitate, vanzari, logistica, aprovizionare etc. Insa pe masura ce activitatea companiilor este in crestere, implicit si volumul de informatii ce trebuie gestionat va creste, apar tot mai des situatii cand aplicatiile de tip tabelar isi arata limitele sau ceii care trebuie sa tina evidentele nu mai pot face fata dpdv al volumului de munca, al abilitatilor de utilizare si totodata sa respecte termenele de raportare solicitate de superiorii ierarhici.

Ce se poate face in acest caz ? Exista mai multe posibilitati, situatia diferind de la o companie la alta. Astfel, putine companii aleg sa implementeze ERP, CRM, intrucat costurile de implementare nu sunt deloc neglijabile, iar un numar si mai restrans de companii decid ca este momentul implementarii unor solutii personalizate pe business-ul lor, desi in mod paradoxal in acest caz discutam de costuri mult mai mici decat in primul caz, intrucat aplicatia va fi “croita” dupa nevoile firmei respective. Exista si o alta categorie de companii, care continua sa se limiteze la aplicatiile de tip tabelar, alocand mai multe resurse umane sa fie implicate in activitatea de gestionare si raportare a informatiilor.

In urma experientei acumulate de-a lungul anilor, pe piata IT, am ajuns la concluzia ca pasul urmator si firesc de altfel, dupa etapa aplicatiilori tabelare este reprezentat de aplicatiile dedicate anumitor linii de business, si care la costuri semnificativ mai mici, sunt alegerea optima in ceea ce priveste raportul calitate/pret.

In studiul de fata, vom exemplifica avantajele unei astfel de aplicatii : Training Watch. Asa cum denota si denumirea, este un produs software dedicat compartimentului de resurse umane, ce are in atributii (printre altele) si managementul training-urilor de perfectionare a angajatilor.

Consideratii generale

De obicei bugetul de training reprezinta o resursa limitata, pentru marea majoritate a companiilor, iar modul de lucru cel mai intalnit este alocarea unei sume fixe pentru instruirea unei echipe sau a unui departament. Intrebarile la care trebuie sa raspunda managerii, sunt de obicei : In ce fel trebuie repartizat bugetul, astfel incat ROI (Return on Investment) din training sa fie maxim ? Trebuie sacrificat numarul de participanti la training sau calitatea acestuia ? Surprinzator, daca se va face o analiza atenta, raspunsurile vor fi unele usor de dat.

Prima decizie care trebuie luata de catre manageri este segmentarea angajatilor din echipa sau departamentul din subordine, dupa 3 categorii : performante ridicate, performante medii si performante scazute. Procesul de evaluare al performantei angajatilor se realizeaza in mod periodic, iar prin identificarea punctelor slabe si tari, se va ajunge in final, sa se realizeze o mai buna pregatire din punct de vedere profesional a acestora.

A doua decizie, ar putea fi, consideratia ca cei cu performante ridicate, reprezinta acei 20% din salariati care genereaza 80% din veniturile companiei. Astfel, acestia vor trebui sa beneficieze cu prioritate de bugetul de training pentru sustinerea in continuare a performantelor si chiar cresterea lor.Actionand in acest mod, ii vom motiva si ajuta la dezvoltarea lor profesionala viitoare.

Apoi, se va aloca un buget mai redus per angajat, pentru cei cu performante medii. Nu este recomandat a se investi in perfectionarea angajatilor cu performante slabe, care stagneaza la acest nivel de mai mult timp, desi poate exista credinta ca pot fi adusi la acelasi nivel (mediu) cu restul echipei sau departamentului. Este o iluzie, echipa nu va progresa iar banii nu vor fi cheltuiti cu folos. Singurii care merita atentia managerului sunt cei nou veniti in echipa/departament si care trebuie motivati si instruiti prin intermediul training-urilor.

Cum te ajuta Training Watch ?

  1. Odata alocate bugetele de training, destinatia acestora trebuie sa se supuna obiectivelor de business. In mod normal prioritatea in alegerea unui training trebuie sa fie atingerea obiectivelor propuse si nu bugetul. Din aceste consideratii, am creat 2 moduri de lucru distincte, pentru Training Watch :
    • by Course - alegerea cursurilor se realizeaza in functie de pozitia sau profesia din cadrul companiei;
    • by Gross – se aloca sume de training functie de pozitie sau profesie;
  2. Crearea parcursului de formare : lista cursurilor disponibile pentru un angajat in functie de profesia si pozitia sa in companie.
  3. In cadrul negocierilor salariale :
    • managerul va avea nevoie de o lista a cursurilor pe care angajatul respectiv urmeaza sa le faca si a sumelor ce reprezinta efortul financiar al companiei cu aceste cursuri;
    • se poate afla instantaneu cat a cheltuit compania cu pregatirea unui angajat;
  4. In vederea fundamentarii unei decizii de restructurare a diviziei Sales, datorita cresterii importantei unui produs din portofoliul companiei :
    • este necesar sa putem afla cati salariati din cadrul diviziei, au urmat cursuri referitoare la acel produs;
  5. Daca apar diferente intre sumele inscrise in bugetul de training si cifrele din contabilitate, acesrea se pot vizualiza ;
  6. In negocierile cu furnizorii de training-uri :
    • Afisarea instantanee a cifrei de afaceri derulata cu fiecare dintre acestia

Cand discutam despre bugete, avem nevoie de control. Iata o serie de controale pe care Training Watch le realizeaza in mod automat :

  • Nu se pot aloca cursuri decat in conformitate cu “”parcursul de formare”;
  • Facturile care nu au fost repartizate integral, nu se vor regasi in totalul sumelor consolidate din Training Follow Up;
  • Cursurile de schimb valutar introduse in aplicatie permit consolidarea cu acuratete a datelor;
  • Extragerea de rapoarte filtrate dupa diverse criterii;

Ce inseamna implementarea Training Watch si cat dureaza ?

In prima etapa, clientul va completa fisierele in format excel, predate de catre furnizorul solutiei si care au un format predefinit pentru a usura importul datelor existente (nume salariati, pozitii, posturi, departamente, facturi, furnizori, training-uri etc) in aplicatia Training Watch. Datele vor fi validate de catre client precum si de catre project managerul din partea furnizorului. Acesta este un moment propice pentru client, in vederea analizarii si eventual reorganizarii datelor existente, intrucat calitatea si durata implementarii sunt direct proportionale cu calitatea datelor introduse in aplicatie.

In mod normal implementarea aplicatiei (instalarea aplicatiei + importul propriu-zis al datelor existente) dureaza cca 4 ore iar training-ul utilizatorilor alte 4 ore. Putem spune ca practic intr-o zi, aplicatia devine operationala, iar clientul poate beneficia de toate functionalitatile solutiei.

Suportul. Ce reprezinta mentenanta anuala ?

Dupa implementarea aplicatiei la sediul clientului, furnizorul asigura support pentru tot ceea ce inseamna buna functionare a software-ului dpdv caracteristici tehnice (exclusiv datorita modului gresit de utilizare al aplicatiei). Totodata clientul va beneficia in contul mentenantei anuale, de toate up-grade-urile aplicatiei (versiunile noi).